CR reunion bureau 20121211

Présents

• Nicolas TANDE (nittch, secrétaire)
• Vivien MOREAU (vpm, vice-président)
• Éric (trésorier)
• Pierre CRÉMAULT? (agarwaen, président)
• Daniel (nouvel adhérent (ou dans un futur très proche))
• Guillaume (membre)
• Théodore (membre)

Ordre du jour

• Trésorerie
  • État du compte
  • Trésorière adjointe recrutée
  • Lancement de l'appel à cotisation
  • Prélèvements automatiques
• ADSL/VPN et autres geekeries
  • Process d'ouverture des lignes : raté lors de l'ouverture des lignes
  • Nombre de lignes ADSL
  • PA : le moment est venu
• Orga de l'AG
• Divers
  • CR des JM2L si nécessaire
  • Automatisation formulaires (Guillaume) le code python avance, conserve les champs dans session grace a CherryPy?

Déroulement

Début de réunion

Début de la réunion à 21h30

Tréso

État du compte

Solde : 1225,28 euros.

Le prélèvement FDN du 20 décembre sera de 86,12 euros. Pas encore eu de facturation des FAS pour la ligne de N.R. Vivien a relancé le bureau FDN pour creuser la question. Les FAS de la ligne de GA ont par contre bien été prélevés en novembre.

Trésorière adjointe

Elle a été « recrutée » ! :-) \o\ /o/

Il s'agit de Julie Gommes. Cette dernière, le trésorier et le président vont se rencontrer physiquement le 3 janvier. Le bureau se questionne sur les accès à donner (Dolibarr, compte en ligne) jusqu'à l'AG. Il s'interroge sur la possibilité de limiter certaines actions (émission de prélèvements, virements) sur l'interface de la banque, en raison du fait qu'elle n'est pas élue par l'assemblée. Pierre va se renseigner auprès de notre conseillère. Il est décidé de lui donner un compte utilisateur sur Dolibarr, ainsi que la possibilité de consulter le compte bancaire, sans possibilité de transaction jusqu'à élection éventuelle.

Lancement de l'appel à cotisations et prélèvements automatiques

Nous avons décidé à la dernière réunion (novembre) que les cotisations compteraient désormais pour 2013. Le trésorier devait faire un brouillon de mail d'appel à cotisation 2013 pour le bureau, mais ça n'a pas été fait par manque de temps. Il essaie de le faire cette semaine.

On a déjà compté deux nouvelles adhésions pour 2013, ainsi que la cotisation d'un membre ayant payé d'avance.

Pierre propose de coupler ça avec le lancement des prélèvements automatiques, de façon à inciter les membres à passer aux prélèvements automatiques, qui allégeront à terme la charge de travail des trésoriers.

Guillaume demande quel est l'impact de l'arrivée des prélèvements auto sur notre SI. Le bureau répond qu'il faudra générer un document pour l'autorisation de prélèvement. Cela pourra être manuel dans un premier temps mais devra être automatisé comme nos autres formulaires. Concernant le choix du mode de paiement pour l'adhérent, il n'est pas question actuellement d'imposer l'usage des prélèvements automatiques. L'adhérent gardera le choix de payer par chèque, virement ou prélèvement.

Un formulaire d'autorisation de prélèvement doit être réalisé. Il pourra contenir des cases à cocher pour les divers usages (cotisations, abonnements), peut-être une date de fin de validité ? Vivien propose de s'inspirer de celui de FDN. Eric propose la réalisation d'un groupe de travail.

La proposition de lancer un groupe de travail pour élaborer les formulaires est adoptée. La proposition de coupler l'appel à cotisations et l'annonce de la mise en place des prélèvements automatiques est adoptée.

Concernant la périodicité des adhésions : le réglement intérieur prévoit un renouvellement des adhésions à date anniversaire. Ceci pose de réelles difficultés de gestion. Il est proposé de convoquer une AGE après l'AGO de début d'année, en vue de proposer aux membres de caler les cotisations sur l'année civile. Problème, il faut être à jour de cotisation pour voter en AG. Il est donc décidé de lancer l'appel comme prévu et de prendre une décision sur la suite à l'AG. On se fixe une deadline pour Noël et, en cas d'échec, on se repliera sur un appel « normal », sans proposition de prélèvement.

Pierre a reçu deux courriers pour les prélèvements, devant intéresser le trésorier. Un courrier, ainsi que (probablement) un boitier OTP + carte pour Eric.

ADSL et autres geekeries

process d'ouverture de lignes / raté lors de l'ouverture

Lors de la dernière ouverture de ligne, notre confirmation pour FDN n'était pas assez claire (il manquait le numéro et le fait que la confirmation émane de Franciliens.net par exemple).

Personne chez FDN ne s'est interrogé quand à l'étrangeté de ce mail.

Lors de la commande d'une ligne sur le SI de FDN, la commande doit impérativement être doublée d'un mail de confirmation à FDN du type :

Objet : Confirmation ouverture ligne 0142424242 par Franciliens.net

Nous vous confirmons la commande d'une ligne ADSL pour le compte d'un adhérent Franciliens.net

Nom: Marianne DUCHMOL

Ligne concernee: 0142424242

Identifiant de suivi de commande:

Le bureau doit aussi s'inquiéter si FDN ne répond rien à ce mail, à l'avenir. FDN doit accuser réception par la suite, a priori dans les 24h.

Nombre de lignes

Nous avons 4 lignes ouvertes. Le trésorier souligne que tous les abonnés ont payé.

PA : il faudrait se bouger

À l'unanimité, le bureau n'a rien d'autre à en dire.

Organisation de l'AG

L'association a une opportunité pour organiser l'AG dans une salle de l'école Télécom ParisTech?, fin février-début mars. Pierre contactera la personne de ParisTech? demain.

Eric précise que les vacances scolaires sont pour notre zone à partir du vendredi 1er mars. Vivien indique alors qu'une date fin février serait préférable. Eric pense alors aux dates des 16-17 février ou 23-24 février.

Nous consacrerons une partie du temps de l'AG pour parler du design du site web de l'association. Théodore se propose de nous montrer quelques idées et avancées pour l'occasion. Il s'agira d'un moment idéal et optimal pour en discuter avec l'ensemble de l'asso.

Nittch rappelle qu'il faut qu'on ait trouvé la salle de l'AG avant la réunion de janvier, si nous comptons lancer les convocations à temps.

Intervention du président aux JM2L

Il a trouvé cela sympathique, bien qu'il n'y ait eu que peu de monde. « week-end très bien sur le plan du renforcement des liens à l'intérieur de la fédé » La conférence comptait 30-40 spectateurs. 260 visiteurs/exposants au salon.

Commande de stickers

P.J. va en faire imprimer pour un usage personnel. L'association va grouper avec lui pour réduire les coûts.

Points liés à l'admin / automatisation des formulaires

Vu avec Guillaume : nous en parlerons lors d'une réunion de l'équipe admin.

Fin de réunion

Clôture de réunion à 23h55.

Choses à faire

• Pierre : parler des droits d'accès au site de notre compte bancaire.
• ??? : créer un compte pour Julie sur Dolibarr
• Eric : Mail cotisations 2013 (inclus dans le groupe de travail pour la mise en place des prélèvements automatiques)
• Eric, Vivien : Vérifier le niveau fiscal des dons
• Guillaume , automatisation formulaires / génération de PDF https://redmine.franciliens.net/issues/22
• ??? Rédiger un formulaire d'autorisation de prélévement https://redmine.franciliens.net/issues/54
• Nittch, Vivien, Eric : groupe de travail pour les autorisations de prélèvement + appel à cotis' (dead line pour le 8 janvier)
• Nittch : mail d'excuse
• Pierre : contacter la personne de ParisTech?