CR reunion bureau 20130114

Présents

• Pierre CRÉMAULT? (agarwaen) - Président
• Vivien MOREAU (vpm) - Vice-Président
• Éric - Trésorier
• Nicolas TANDE (nittch) - Secrétaire
• Gil ANDRE - Membre du bureau
• Vigdis - adhérent
• Yhargla - adhérent
• Guillaume - adhérent
• Jérémy Marchand (grem) - adhérent

Ordre du jour

• Trésorerie
  • État du compte
  • Lignes ADSL
  • Chèques non encaissés
  • Disponibilité des accès au site web de la banque
  • Prélèvements automatiques
  • Demande de renouvellement de cotisations
• Préparation de l'AG 2012 du 23/02
  • Rencontre physique avec Ivan
  • Établissement de l'odj
  • Détermination des documents à présenter à l'asso (point tréso, point admin, ...)
  • Envoi des convocations
• Possibilité d'un don d'un ou deux des proliant à la future assoc nos-oignons ?

Déroulement

Début de réunion

La réunion a démarré à 21h30.

Trésorerie

État du compte

Nous avons 1408,16 € sur le compte au 14 janvier 2013. Nous avons reçu 3 virements pour les abonnements, un pour les services.

Lignes ADSL

6 lignes réalisées et une en construction à ce jour. 4 lignes ouvertes + une 5eme en décembre.

Trois lignes ADSL payées, une à payer (l'adhérent indique le faire bientôt) et une à payer avec un prorata au 18/12.

Pour le cas des abonnés qui payent tout de suite les 32€ et ignorent donc le prorata, nous régulariserons au mois suivant. Une ligne est concernée.

Yhargla soulève le fait que nous n'émettons aucune facture. Eric indique que dolibarr pourrait les générer. Il faudrait générer des factures "cleans" pour les adhésions et les abonnements.

Après les tests d'Eric, ça marche ! Eric souhaite envoyer aux abonnés des lignes ADSL les factures des anciennes mensualités.

Chèques non encaissés

Deux chèques encaissés n'apparaissent pas sur le compte (valeur 78 + 32€ = 110€, le 26/12). Le président confirme. Alors que le chèque du 19/12 pour 108€ a bien été encaissé.

Eric propose de contacter l'agence Mercredi pour voir ce qu'il se passe. L'abonné concerné indique avoir été débité le 27. L'agence concernée est à Nation (et celle de l'asso est à Opéra). Eric a le bordereau original de la remise.

Disponibilité des accès au site web de la banque par le tréso

La carte RSA d'Eric s'est perdue en chemin, il ne l'a jamais reçue. La banque envoie tout chez le président, qui fait suivre. Ni le président ni le trésorier n'ont vu cette carte.

Eric a appelé 2 fois l'agence de Créteil, qui devait en refaire une et annuler la première. Eric suggère de continuer à relancer l'agence de Créteil. Pierre fait remarquer que la conseillère de Créteil était débutante.

Prélèvements automatiques

Au niveau de la banque c'est opérationnel (modulo les problèmes d'accès du trésorier mentionnés ci-dessus). Néanmoins, les formulaires LaTeX? n'ont pas avancé. FDN nous a transmis leur template, on peut s'en inspirer. Pierre et Vivien soulignent que pour les adhésions, nous avons intérêt à signaler que nous préférons les prélèvements auto, sans l'imposer.

Nittch propose de rajouter sur les futurs formulaires de prélèvement automatique deux options : - l'adhérent souhaite que ce mode de paiement soit utilisé pour renouveller son adhésion annuellement, automatiquement - l'adhérent souhaite que ce mode de paiement soit utilisé pour les abonnements qu'il a souscrits adopté

Nittch va envoyer un cahier des charges + le template que fdn nous a donné a 3 désignés volontaires (fulax, kaiyou, remy)

Demande de renouvellement de cotisations

RAS : déjà effectuée.

Assemblée Générale février 2013

Rencontre avec Ivan

Pierre doit voir Ivan, pas de date précise. Pour la semaine du 18 Janvier probablement. Pierre pense qu'il s'agit de voir la salle et recevoir les instructions. Le bureau ne juge pas nécessaire d'attendre cette rencontre pour convoquer l'association.

Formalités

Pointage des cotisations, la semaine précédente de l'AG. Il faut prévoir une case sur la fiche d'émargement pour ceux qui payent sur place.

Il faut repointer les mails des adhérents avant la convocation.

Ordre du jour de l'AG

• rapport moral (du président + bureau)
• rapport financier du trésorier
• élection du président et du bureau
• désignation par le président des postes du bureau
• point par l'équipe admin sur le travail effectué l'année révolue
• parlons du site web et du design
• présentation de la fédération FDN
• questions diverses soumises par les membres

Le bureau n'a rien reçu comme demande d'inscription à l'odj

Détermination des documents à présenter à l'asso (rapport moral, point tréso, point admin, ...)

Pierre propose d'utiliser un pad pour le rapport moral. Eric et nittch ajoutent qu'on pourrait en faire un global pour ce qui va être présenté. Adopté.

Il nous faut un document de synthèse financier : pierre va montrer les exemples qu'il a pour d'autres asso Les comptes sont à priori arretés le 31 / 12 Nous l'enverrons aux adhérents le 15 / 2 (eric)

Envoi des convocations

Au plus tard le mardi 22 janvier, par le secrétaire selon nos statuts.

Nous allons procéder par courrier postal + mail sur franciliens@ Nittch enverra les courriers lundi 21 au soir.

Don de matériel à Nos Oignons

nos-oignons.org -> création de noeuds de sortie Tor Cette association serait intéressée par nos serveurs proliants qui ne nous servent pas.

Le bureau souhaite voir les status de cette association avant tout don. Il faut aussi que cela soit rapporté en AG.

Fin de réunion

Clôture à 23h50.

Choses à faire

• Eric : passer à la banque pour l'histoire des chèques (peut-être mercredi)
• Eric : relance S.G. pour paiement de sa ligne (avec prorata au 18/12)
• Admins : Vérifier l'envoi de mail (template, test, envoi SMTP) par Dolibarr
• Eric : faire un test d'envoi de facture ADSL pour vpm (test fait et bien reçu)
• Eric : relancer rapidement la banque pour la carte RSA d'Eric : (demain)
• Nittch : relancer fulax/kaiyou/remy pour aide sur les formulaires LaTeX?
• Eric : envoyer les factures pour les lignes ADSL (revoir le texte d'accompagnement)
• Eric : Relance du paiement des cotisation (10/02/2013)
• Eric : mail franciliens@ pour annoncer la feature de facturation (ADSL + adhésion)
• Pierre : doit rencontrer Ivan pour l'A.G. (semaine du 18/01/2013) Questions à poser à Ivan : est-ce qu'on aura un vidéoprojecteur/ un micro / un écran ? / A quelle heure peut t'on venir pour commencer à préparer (13h à priori) / peux on manger et boire dans la salle (normalement non, uniquement dans les couloirs)/
• Créer un pad pour la présentation de l'AG.
• nittch, eric : pointer les mails des adhérents avant convocation
• nittch : convocation le lundi 21 janvier
• Eric : draft des comptes au bureau, envoi aux adhérents le 15 février