CR reunion bureau 20130312

Présents

• Nicolas TANDE (nittch) : trésorier
• Vivien MOREAU (vpm) : secrétaire
• Elodie (DjeZAeL) : trésorière
• Pierre CRÉMAULT (agarwaen) : président
• Daniel (Vigdis) : vice-président
• Julie (Jujusete) : vice-présidente
• Gu2llaume (Guillaume) : adhérent
• Stéphane (Yhargla) : adhérent

Ordre du jour

• Trésorerie
  • Passation de pouvoir
  • État du compte
  • Adhésions
  • Lignes ADSL
  • Signatures sur le compte
  • Disponibilité d'un moyen de paiement : chéquier ?
  • Prélèvements automatiques
• Point Bureau
  • déclaration du nouveau bureau en préf
• Point admin
  • Modification du mail de confirmation de cotisation
  • Deux nouveaux admins : Dotux et Vigdis
• Modifications du Règlement Intérieur
  • Suppression de la mention demandant d'expliquer les motivations à rejoindre l'asso (vote positif à l'AG)
  • Suppression de la mention précisant que l'adhésion devient définitive après un an et sur sollicitation écrite (point soulevé par Fulax) ?
  • Proposition de renommer le tarif "étudiants" en tarif "réduit" ou tarif "préférentiel" (sera à voter en AG).

Déroulement

Début de la réunion

La réunion a démarré à 21h18

Trésorerie

Passation de pouvoir

Petite réunion entre Eric, Nittch et DjeZaeL? le dimanche 3 mars. Formation sur l'utilisation de Dolibarr. Bonne prise en main de l'outil. Les nouveaux co-trésoriers sont à peu près à l'aise sur les procédures, ainsi que sur la générations des factures. Un peu de travail préliminaire pour vérifier que les comptes avaient bien été fait (et c'est le cas). Mis à part les signatures pour la banque (traitées plus tard, attente du cr de l'ag), il ne reste a priori rien à faire en ce qui concerne la passation.

État du compte

Solde à ce jour : 1980,19 Pas de souci de paiement sur les abonnements ADSL, toutefois il reste des adhérents non à jour de cotisation.

Adhésions

34 adhérents : deux nouveaux adhérents depuis hier (celle de quota_atypique oubliée depuis l'AG, plus une reçue le weekend dernier).

Mail sur bureau@ concernant l'application de la décision en AG sur la périodicité d'adhésion. Nous pouvons nous lancer, nous pouvons faire confiance aux dates renseignées dans dolibarr, Pierre les a vérifiées cet été. Nous allons repartir depuis l'adhésion initiale, et tout remonter, en modifiant les dates de début et de fin de validité de l'adhésion. DjeZAeL souhaite tester chez elle, et demande un dump de la DB.

Une fois cela fait, nittch propose de faire un point individuel avec chaque adhérent pour qu'il sache jusqu'à quand il est à jour. Jujusete approuve et vpm aussi.

Il faudra modifier le bulletin d'adhésion qui parle de reconduction tacite de l'adhésion d'une année civile sur l'autre. Il indique également que l'on sera inscrit à ag@ alors que cette liste n'existe pas, il faudrait remplacer par franciliens@. Nous devrions modifier ça en priorité. vpm va modifier le formulaire (et mettre les "sources" dans la GED s'il le peut). Jujusete se propose de vérifier le wiki à ce propos.

À l'heure actuelle (sans application de l'adhésion à date anniv), sur les 34 adhérents nous avons : - 26 adhérents à jour - 7 adhérents non à jour - 1 adhésion validée pour laquelle nous n'avons jamais reçu la cotisation Les trésoriers vont s'occuper d'une nouvelle phase de relances une fois les dates recomptées.

Concernant les adhérents non à jour, un rappel va être envoyé. Le cas de l'adhésion validée pour laquelle la cotisation n'a jamais été reçue est abordé pour convenir de ce qu'il faut faire. Vivien propose de mettre en œuvre la procédure prévue par les statuts (LRAR pour l'inviter à s'expliquer devant le Bureau, puis exclusion). Pierre propose d'introduire une modification prévoyant la déchéance du statut de membre au terme d'un an et un jour de non-renouvellement de l'adhésion.

Lignes ADSL

8 lignes fonctionnelles et à jour de leur paiement \o/

Nittch soulève le fait que nous ne sommes pas assez clair sur ce qu'il faut payer à l'ouverture de la ligne. Guillaume a modifié le wiki pour indiquer : facturé en fin de mois, au prorata pour le premier mois. Le bureau approuve.

Signatures sur le compte

Pour le moment, ce sont encore Pierre et Eric qui ont les droits. Il va falloir que les nouvelles personnes accréditées se croisent pour signer le doc, et donner les photocopies de 2 pièces d'identité + justif de domicile. Il va aussi nous falloir le CR de l'AG, Vivien s'y colle mercredi après midi. Il faudrait que les papiers nécessaire partent lundi prochain (18/03).

Disponibilité d'un moyen de paiement : chéquier ?

Nous n'avons aucun chéquier pour le moment. Nous allons en commander pour pouvoir réaliser des achats (modems, machines...). Les trésoriers et le reste du bureau souhaitent ne commander qu'un seul chéquier.

Prélèvements automatiques

Pierre propose de s'occuper d'un formulaire pour les prélèvements. Proposition de mettre dans le formulaire des cases à cocher pour que l'adhérent indique pour quels cas il nous autorise à prélever (cotisation, abonnement adsl, services complémentaires, etc...)

Point Bureau

Déclaration du nouveau bureau en pref

Il manque le CR. Il devrait être prêt le week-end prochain. Il faut la signature du président, peut être la signature du secrétaire. Dans le doute, les deux signeront.

Point admin

Deux nouveaux admins : Dotux et Vigdis

Résumé de la rencontre de dimanche 10/03 :

La réunion (dotux, vpm, nittch) a permis de faire un tour d'horizon des différentes machines et services. Nous avons ensuite parlé vpn et backups. Pour le vpn nous avons réfléchis à comment se débloquer. Pour les backups, nous avons écrits quelques premiers scripts pour assurer nos arrières, enfin.

Modifications du Règlement Intérieur (RI)

Suppression de la mention demandant d'expliquer les motivations à rejoindre l'asso (vote positif à l'AG)

Il faut modifier la page wiki du RI (vérifier qu'aucune autre n'en parle ?) et le pdf Nous effectuerons cette modification après la publication du CR (les modifs seront rapides).

Les deux points suivants, non urgent, et nécessitant une AG, sont reportés à une prochaine fois :

• Suppression de la mention précisant que l'adhésion devient définitive après un an et sur sollicitation écrite (point soulevé par Fulax)
• Proposition de renommer le tarif "étudiants" en tarif "réduit" ou tarif "préférentiel" (sera à voter en AG). Le tarif "étudiant" concerne également les bénéficiaires des minima sociaux (notamment). Il serait donc judicieux d'étudier le nom donné à ce tarif.

Fin de la réunion

La réunion s'est finie à 23h20.

Choses à faire

• tréso : appliquer la correction sur les dates d'adhésions.
• vpm : faire les modifs sur le bulletin d'adhésion
• vpm : bulletins d'adhésoins sur la GED
• Pierre : envoyer à vpm les fichiers .ODT des bulletins d'adhésion
• jujuste : vérifier le wiki concernant la durée des adhésions => Sur le PDF du document à remplir de la page Adhesion se trouve la mention de la recondution par année civile. A modifier comme il a été décidé.
• tréso : mails de relances pour les adhérents non à jour
• Vivien (+nittch) : CR de l'AG
• nittch : commander un chéquier
• Pierre: écrire le formulaire de prélèvements automatiques.